Wszystko, co musisz wiedzieć o Chief of Staff, ciche zwolnienia i trendy AI w LegalTech

Jedna osoba uważa, że się da, druga, że się nie da. Oboje mają rację.

Dzień dobry,

Zgodnie z corocznym rozkładem jazdy newslettera w świąteczny weekend nie będzie newslettera, ale wróci jeszcze przed Nowym Rokiem. Życzę wszystkim udanych i spokojnych Świąt.

W dzisiejszym wydaniu między innymi:

• Chief of Staff - rola, wpływ i możliwości rozwoju

• Workplace Trends

• Refleksje na temat przyszłości, czyli strategia 10:10:10

• Amazon Writing Culture

• AI w obszarze legal - najważniejsze trendy i rozwiązania

• Europejskie SaaS - najważniejsze trendy

• Wszystko co musisz wiedzieć o prompt engineering

• Jak technologia ułatwia komunikacje w firmie?

Naprzód!

---

Chief of Staff - rola, wpływ i możliwości rozwoju

Kilkoro rodzimych founderów firm szuka obecnie na polskim rynku osób na funkcję Chief of Staff. Ostatnio z Szymonem Sypniewiczem, CEO i co-founderem Ramp Network mieliśmy dyskusję zakończoną dwoma wnioskami. Pierwszy - jest to rola, którą w Polsce bardzo trudno zrekrutować, mimo tego, że jest jedną z najszybszych dróg do zbudowania własnej firmy technologicznej. Druga - coś musimy z tym zrobić, bo oboje szukamy do swoich firm Chief of Staff (Szymon do Ramp Network, ja do nieogłoszonej jeszcze publicznie firmy AI) i czujemy potrzebę edukacji w tym zakresie. Tym samym otwieram łamy dla Szymona, który opisał swoje przemyślenia dotyczące tej funkcji - jej roli i wpływie na firmy technologiczne.

Szymon Sypniewicz, CEO i co-founder Ramp Network:

Jako CEO zdecydowałem się zatrudnić  CoS kiedy mój zespół miał 30 osób i zarysowała się nam trajektoria wzrostu w kształcie kija hokejowego. Uważam, że była to jedna z najlepszych decyzji jakie podjąłem i pomogło mi to w szalonym okresie wzrostu, kiedy zebrałem 3 rekordowe w Polsce rundy finansowania w około 18 miesięcy i zwiększyłem zespół niemal pięciokrotnie na przestrzeni roku. 

Chcę podzielić się przemyśleniami o tej funkcji inspirowanymi moimi doświadczeniami i opisami najlepszych praktyk z szybko rosnących firm technologicznych. Mam nadzieję, że pomogę w ten sposób innym założycielom start-upów, oraz osobom szukającym trampoliny kariery w tym obszarze biznesu, które mogą skorzystać na tej ścieżce kariery. Sam też obecnie szukam takiej osoby - link. Jeśli znasz osobę która pasuje do profilu, daj mi znać na szymon@ramp.network. 

Kim jest Chief of Staff?

Istota roli Chief of Staff (CoS) jest dla wielu osób nieuchwytna, ponieważ łączy w sobie z jednej strony elementy managerskie, kojarzone zwykle z najwyższym kierownictwem w firmie, z drugiej asystenckie. Jest to rzadko spotykana kombinacja odpowiedzialności.

CoS jest częścią najwyższego zarządu firmy (‘c-suite’). Podobnie jak COO i inni członkowie kadry zarządzającej, CoS często pracuje nad strategicznymi i krytycznymi kwestiami, współpracując ze wszystkimi zespołami w firmie, a także klientami i pozostałymi członkami zarządu. CoS podejmuje również wiele ważnych decyzji i musi wykazywać się silnymi umiejętnościami przywódczymi.

CoS pełni jednocześnie rolę ‘usługową’ względem CEO. Podobnie jak rola executive assistant, CoS pracuje tylko dla CEO i nie ma bezpośrednich podwładnych, z wyjątkiem być może jednego lub dwóch ‘członków biura CEO’, często przygotowywanych do przyszłej roli CoS. Jego zadaniem jest uczynienie CEO jeszcze bardziej efektywnym i bycie dźwignią dla jego zdolności pełnienia swojej funkcji.

Zadania CoS

W praktyce rola CoS składa się z mozaiki funkcji, która różni się w zależności od potrzeb CEO, dla którego dany CoS pracuje. Nie ma prawdopodobnie dwóch CoS, którzy zajmują się tym samym zakresem zadań. Typowe funkcje spotykane w świecie firm technologicznych to:

• Pełnienie roli dublera: CoS musi być skutecznym zastępcą wszędzie tam, gdzie CEO jest potrzebny, lecz nie może być dostępny. Mogą to być kluczowe spotkania wewnętrzne, spotkania z klientami czy niektóre spotkania z inwestorami. CoS powinni wykazywać się zdolnością do kierowania się podobną logiką i intuicją jak ich CEO.

• Upewnienie się, że CEO może poświęcić pełną uwagę aktualnym priorytetom firmy: CoS musi zawsze mieć świadomość tego, co naprawdę dzieje się w firmie i w jej otoczeniu. Dzięki temu są w stanie wychwytywać ryzyka i szanse, które mogą znajdować się poza polem widzenia CEO. Np. jeśli CEO jest bardziej skupiony na finalizowaniu transakcji z klientami lub rekrutacją, CoS może poświęcić więcej czasu na zrozumienie wewnętrznej dynamiki zespołu. Kiedy CEO spędza większość czasu w centrali firmy, jej CoS może odbywać wizyty w biurach satelitarnych. Kiedy zaś CEO skupia się na przeglądzie wyników zespołu zarządczego i zwiększaniu wydajności swoich podwładnych, CoS może skupiać się na podtrzymywaniu relacji inwestorskich i wspieraniu kluczowych procesów sprzedażowych.

• Podnoszenie poziomu zespołu menedżerskiego: Dobry CoS pomoże w zgraniu zespołu i osiągnięciu spójności zespołu kierowniczego- może na przykład przeszkolić zespół w zakresie tego, jak być bardziej otwartym, wrażliwym i bezpośrednim wobec siebie nawzajem. Pomożeteż w dostarczaniu skutecznych informacji zwrotnych na temat pomysłów i propozycji członków zespołu.

• Podnoszenie poprzeczki dla kierownictwa firmy: CoS mogą pomóc zbierać i analizować raporty o wydajności firmy i jej poszczególnych zespołów. Gdy dostarczone dane i analizy nie zostały dobrze przemyślane, wkraczają do akcji i pomagają je ulepszyć. Dają CEO również znać, gdy ktoś wykonuje wyjątkową pracę, dzięki czemu można go konkretnie i skutecznie wyróżnić.

• Identyfikacja najzdolniejszych kandydatów na kluczowe stanowiska: Ponieważ CoS jest tak blisko CEO i zna jego potrzeby i preferencje, może pomóc w odfiltrowaniu odpowiednich osób na najważniejsze stanowiska w firmie, których nie rekrutuje jednak CEO. CoS może wkraczać na ostatni etap rekrutacji kluczowych menedżerów i specjalistów i upewniać się, że pasują do kultury firmy, albo posiadają kompetencje, które będą niezbędne w firmie na następnym etapie jej rozwoju. Dobry CoS również stale monitoruje kulturę i kondycję organizacji i przedstawia CEO i pozostałym członkom zespołu zarządczego konkretne zalecenia dotyczące jej poprawy.

• Dbanie o jakość komunikacji CEO: Skuteczna komunikacja to rdzeń kompetencji CEO. Komunikaty do członków zespołu menedżerskiego, prezentacje na spotkania ogólnofirmowe i dla krytycznych klientów, sprawozdania inwestorskie - wszystkie te formy komunikacji są dużo efektywniejsze, kiedy są skrupulatnie przygotowane. Niewielki wysiłek włożony w ich strukturę i formę może znacznie poprawić ich skuteczność. Dobrze wdrożony CoS powinien móc przygotować prezentację, która przedstawia wszystko, co chciałby powiedzieć CEO, włączając trafną analizę i konkretne wnioski.

• Zarządzanie procesem planowania strategicznego: CoS często koordynuje procesy planowania strategicznego. Od przygotowywania materiałów o wizji spółki dla CEO, po prowadzenie zespołu przez kaskadowanie OKRów wyznaczonych przez CEO i zespół zarządzający, po raportowanie wykonania planów - CoS reprezentuje wizję CEO i upewnia się, że strategia spółki jest jednolicie wdrożona i zrozumiała w całej organizacji. 

• Getting shit done: CoS ma za zadanie gaszenie pożarów i wykonywanie zadań, które nie należą do żadnego konkretnego zespołu w firmie. Dobry CoS nie boi się żadnego zadania - od najbardziej przekrojowego i o strategicznym znaczeniu, do zaradzenia uporczywym małym niedogodnościom. Często nie ma w tym blichtru i część zadań CoS nie kojarzy się bynajmniej z prestiżem. Niemniej dzięki temu CEO może być jeszcze efektywniejszy w swojej funkcji i być skupionym zawsze na swoim najwyższym aktualnym priorytecie.

• Jak znaleźć dobrego CoS?

Rola CoS nie jest przeznaczona dla niedoświadczonych kandydatów. CEO powinien szukać osoby, która ma już doświadczenie pozwalające na samodzielne kierowanie całym działem firmy. Właściwa jest osoba, która mogłaby w niedalekiej przyszłości aspirować do roli dyrektora operacyjnego (COO). Unikalną cechą stanowiska CoS jest jego rotacyjny status. Typowy okres pełnienia tej funkcji to 18 do 24 miesięcy. Po tym czasie zazwyczaj przechodzi do innej roli w firmie, często na najwyższych stanowiskach kierowniczych.

Ważne, aby kandydat posiadał szeroką strategiczną wiedzę biznesową. Idealnym środowiskiem do nabycia tych umiejętności są kilkuletnie doświadczenia w renomowanych firmach konsultingu strategicznego, tj. Bain, BCG i McKinsey. Najlepsi kandydaci do pracy w scale-upie technologicznym powinni mieć za sobą co najmniej rok lub dwa lata doświadczenia w firmie technologicznej. Idealny kandydat dla CEO-foundera sam ma doświadczenie w prowadzeniu własnego biznesu technologicznego. Osoba z dłuższym doświadczeniem biznesowym może stać się też strategicznym partnerem w myśleniu i pomoże kształtować przyszłą wizję firmy i produktu.

Bardzo cenne są również doskonałe umiejętności modelowania finansowego, podobne do tych nabywanych podczas pracy w bankach inwestycyjnych, ponieważ pozwoli to lepiej wspomagać funkcje CEO związane z zarządzaniem relacjami inwestorskimi i zbieraniem funduszy.

Liczba lat doświadczenia zawodowego sama w sobie nie jest kluczowa, ale psychologicznie łatwiej jest innym wysokim managerom, którzy zwykle mają od 30 do 40 lat, raportować a czasem podlegać komuś, kto ma przynajmniej 30 lat.

Umiejętności kluczowe w tej funkcji to:

• Umiejętności rozwiązywania problemów: Podczas rekrutacji można poprosić kandydata o opracowanie strategii podejmowania decyzji lub o ustalenie priorytetów dla kilku projektów firmy.

• Umiejętności komunikacyjne: Należy poprosić kandydata o opinie na temat istniejących wewnętrznych komunikatów w firmie, takich jak notatki do inwestorów czy e-maile do całej firmy, by ocenić jego zdolności analityczne i komunikacyjne.

• Mentalność właściciela: CoS musi wykazywać się silną mentalnością właściciela, podobnie jak CEO, dążąc do wykrywania błędów w obsłudze klienta, zbierania i dzielenia się opiniami pracowników oraz dbania o szczegółowość w zarządzaniu projektami jako przykład dla reszty organizacji.

• Uczciwość i charakter: CoS ma dostęp do wszystkich danych do których ma dostęp CEO. Ma też kluczowe znaczenie w firmie i powinien być wzorem dla innych. Nieskazitelny charakter jest stąd niezbędnym kryterium kwalifikacji. Najlepszym sposobem na weryfikację kandydatów z zewnątrz firmy pod tym kątem są referencje, uzyskane nie tylko bezpośrednio od kandydata, ale i poprzez nieoficjalne kanały. W przypadku kandydatów wewnętrznych należy przeprowadzić pogłębione rozmowy z ich menedżerami.

• Spójność kulturowa z organizacją i CEO: Spójność kulturowa jest niezwykle istotna, ponieważ udana współpraca między CoS i CEO oraz resztą organizacji musi się opierać na wspólnych wartościach i praktykach. CoS powinien oprócz tego wspomagać CEO w umacnianiu kultury spółki. Brak rozbieżności na tym polu pozwala też na pogłębione zaufanie i łatwiejszą współpracę między CoS i jego CEO. 

Jak pomóc swojemu CoS osiągnąć sukces?

Kluczem jest początkowy okres współpracy. CoS powinien mieć zawsze nieskrępowany dostęp do wszystkich informacji, włączając w to wszystkie dokumenty i raporty, oraz skrzynkę mailową CEO. Szczególnie jednak w początkowym okresie współpracy CoS powinien spędzać czas ze swoim CEO od rana do nocy, uczestnicząc we wszystkich rozmowach i spotkaniach.

Kiedy CEO podejmuje decyzje, powinien uzasadniać je na głos swojemu CoS, żeby ten mógł zrozumieć sposób rozumowania swojego szefa. Widząc, jakie decyzje CEO podejmuje w oparciu o otrzymywane informacje, CoS nauczy się myśleć jak on, a wtedy realniebędzie mógł stać się przedłużeniem CEO, co jest kwintesencją tej roli.

Po kilku tygodniach obserwacji,  CoS może zacząć podejmować swoje indywidualne zadania. Po kilku miesiącach będzie w stanie wykonywać wszystkie funkcje, które drenują CEO z energii albo których CEO nie jest w stanie podjąć ze względu na koncentrację na priorytetowych zadaniach z innego obszaru.

Jak przekonać właściwego kandydata do podjęcia funkcji CoS?

Osoba podejmująca funkcję CoS dokonuje transakcji z CEO. CoS przejmuje zadania często mniej eksponowane, strategiczne i przekrojowe niż spodziewałaby się osoba z kilku- czy kilkunastoletnim doświadczeniem w topowych firmach i na stanowiskach zarządczych. W zamian, CoS uzyskuje pełny i nieskrępowany dostęp do wszystkich informacji i i decyzji podejmowanych przez CEO i może radykalnie przyspieszyć swój rozwój zawodowy oraz kompleksowe zrozumienie działania firmy.

CEO wymaga od  swojego CoS, aby zdjął z niego jak najwięcej obowiązków. Na początku zwykle obejmuje to proste zadania administracyjne. Część doświadczonych kandydatów nie jest zainteresowana rolą CoS, ponieważ postrzegają ją jako rolę "asystenta". Nie można się im dziwić, ponieważ w wielu firmach tak właśnie jest. Chociaż projekty wykonywane przez CoS mają kluczowe znaczenie dla sukcesu firmy, ta rola CoS nie ma oczywistego planu progresji kariery. Ponieważ brak wyraźnego zarysu tego, jak rola CoS ma przerodzić się w zarządzanie zespołem lub działem, to ta rola odstrasza silnych kandydatów i może być postrzegana jako ślepy zaułek.

Dlatego podczas rekrutacji należy rozwiać te obawy, pokazując kandydatowi, że jest to jedyna rola w której otrzymuje dostęp do wszystkich informacji, które posiada CEO, oraz poznaje jego sposób myślenia i podejmowania decyzji. CoS ma szansę poznać każdą rolę i funkcję w firmie. Dla osoby na stanowisku CoS jest to najbardziej kompletne dostępne szkolenie na stanowisko CEO, COO lub przyszłej roli założyciela start-upu. Moja CoS została w Rampie VP of Operations i była to dla niej szansa wejścia w biznes technologiczny wprost do zespołu zarządzającego wykorzystując doświadczenia zdobytym w banku inwestycyjnym i funduszach VC. 

Co dalej?

W ciągu miesiąca do dwóch od zatrudnienia, dobry CoS zaczyna przejmować uciążliwe lub nadmiarowe zadania CEO. W ciągu 3-5 miesięcy możesz się spodziewać, że CoS będzie w stanie nie tylko wykonywać Twoje zadania administracyjne czy wspierać w kluczowych projektach, ale też prowadzić swoje projekty, jak np. czasowe przejęcie niewydolnego działu firmy, zoptymalizowanie go i znalezienie nowego lidera do jego dalszego przejęcia.

W efekcie po 6 czy 9 miesiącach Twoj CoS przestanie spędzać większość czasu wraz z CEO. To sprawi, że część obowiązków do wykonania dla CEO, jak przygotowywanie spotkań, analiza raportów i zarządzanie spotkaniami, pozostanie z powrotem bez pełnego wsparcia. Jest na to jednak rozwiązanie. Po kilku miesiącach CoS powinien podjąć się  zatrudnienia dodatkowej osoby do pomocy, z perspektywą zatrudnienia w przyszłości jako CoS. Ta nowa osoba stanie się początkowo ‘członkiem biura CEO’ albo ‘Founder Associate’ i będzie obserwować CEO w taki sam sposób, jak robił to pierwszy CoS. Twoje ‘biuro CEO’ będzie mogło konsekwentnie wspierać swojego CEO i zdejmować z niego zadania administracyjne, a w międzyczasie będzie dokonywać się proces przygotowania nowego CoS, kiedy Twój dotychczasowy CoS po 18 czy 24 miesiącach zmieni swoją funkcję. 

Sam też obecnie szukam CoS - link. Jeśli znasz osobę która pasuje do profilu, daj mi znać! szymon @ ramp.network.

Od siebie dodam jeszcze wizualizacje, która świetnie opisują potrzeby tej roli:

Źrodło.

Źródła wiedzy o funkcji Chief of Staff:

• Chief of Staff: Why You Need One LINK

• The Chief of Staff role in Silicon Valley LINK

• State of Chief of Staff in Tech LINK

• Why You Need Two Chiefs in the Executive Office LINK

Jeżeli znasz kogoś, kto ma lub masz doświadczenie w tej roli i szukasz dla siebie nowego miejsca, gdzie będziesz robić ekstra rzeczy - odezwij się.

---

Workplace Trends

Za Glassdoor:

• Trend 1. More Zoomers, Fewer Boomers. Gen Z will overtake Boomers in the full-time workforce.

• Trend 2. Sticky wages, slippery benefits. Wages and salaries are likely to continue increasing, but non-cash benefits could erode.

• Trend 3. Cash only. Equity compensation will decline for a second consecutive year as competition for skilled workers cools.

• Trend 4. Layoffs’ long shadows. The consequences of tough decisions made in 2023 will echo in employee morale well into 2024.

• Trend 5. Misery in the middle. Middle managers at large companies will feel the squeeze from above and from below.

• Trend 6. Return-to-office carrots, sticks, and carrot sticks. Companies tread cautiously with top talent; unspoken workplace social codes become more important.

• Trend 7. Small is flexible. Less rigid remote work policies will draw workers toward smaller companies.

• Trend 8. Can I just talk to a person? The proliferation of Generative AI will make it easier to access information and increase productivity for some workers in the long-term, but they will also increase the premium on human peer-to-peer interaction.

Od siebie dodam jeszcze, że w 2024 zobaczymy tzw. silent layoffs w masowej skali w firmach i kontynuację zwolnień (nie tylko w sektorze technologicznym). Główną ofiarą nadal będzie middle management.

A to nie koniec zmian, bo w najbliższych latach czeka firmy największa transformacja zarządzania od lat 70-80tych.

Planując swoją przyszłość, nie można przejść obok tego obojętnie.

---

Refleksje na temat przyszłości